مشکلات به وجود می آیند و این چیز عجیبی نیست، همه سیستم ها امکان خطا دارند. بروز مشکل گریز ناپذیر است. ولی تکرار یک مشکل خطایی نا بخشودنی است. لذا پرداختن به Postmortem امری مهم برای تیم های فنی می باشد.
Postmortem چیست
Postmortem یک روال برای پیدا کردن ریشه اصلی یک مشکل به وجود آماده است. این روال بعد از رخداد یک مشکل توسط تیم اجرایی شده و به ما را در یادگیری از گذشته کمک می کند. این روال در نهایت به تولید یک سند جامع، همه جانبه، ساختارمند، قابل فهم برای افراد فنی و غیر فنی، قابل فهم برای تازه کار ها و حرفه ای ها و تمام افراد سازمان می انجامد.
این سند شامل تاثیر، توضیحات و اقدامات انجام شده برای رفع مشکل و همچنین اقدامات لازم و یا انجام شده برای جلوگیری از تکرار مجدد مشکل به وجود آماده است.
خصوصیات ساختاری یک Postmortem
یک Postmortem خوب یک روایت و داستان است که با کمک تمام ذینفعان فنی در تیم تولید می شود که می بایست شرایط زیر را داشته باشد.
از پیچیدگی به دور باشد
تمام تلاش خود را برای سادگی انجام بدهید، از عبارات و مفاهیم ساده استفاده کنید.
خط زمانی از ابتدا تا انتها را داشته باشد
از تمام جزئیات مهم شامل زمان های اطلاع رسانی خطا، پیام های رد و بدل شده، جزئیات خطای ارسال شده و … یک خط زمانی درست داشته باشد.
شامل تمام جزئیات مرتبط با صدمات باشد
می بایست به جزئیات در مورد سرویس هایی که دچار خطا شده اند صحبت کند. در مورد زمان، مدت خرابی، مشتریان درگیر، نحوه اطلاع رسانی به مشتریان، پاسخ داده شده با آنها، زمان رفع مشکل، نحوه رفع مشکل به طور کامل توضیح داشته باشد.
تحلیل از دلیل اصلی داشته باشد
در مورد دلایل خطا با جزئیات و وضوح صحبت کند و شواهدی که بر اساس آن ریشه مشکل یافته شده است را مشخص کند.
مراحل شناسایی، عیب یابی و رفع خطا را بررسی کند
مراحلی که برای رفع خطا طی شده بررسی شده باشد، اقدامات درست و غلط و دلیل هرکدام به دقت بررسی شود.
یادگیری ها و اقدامات بعدی داشته باشد
یک رترو برگذار کنید، کارهای درست و غلط را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید این مشکل دیگر به وجود نمی آید
چگونه فرهنگ Postmortem را ایجاد کنیم
به دنبال مقصر نباشد
بر این موضوع دقت داشته باشید که یک خطا، یک ایراد نرم افزاریست نه یک خصیصه شخصیتی برای یک نفر. در صورت بررسی در جهت یافتن مقصر، به جای یافتن علت اصلی خطا و یادگیری از آن، یک مقصر خواهید یافت.
به عنوان یک رهبر و مدیر خطا ها رو عادی سازی کنید
در صورتی که مدیران و رهبران، به خطا ها به عنوان یک امر عادی نگاه کنند و به یادگیری از آن بها بدهند، افراد به جای مخفی کردن اشتباهات رخ داده شده، در مورد آنها گفت می کنند، گفت و گویی که در جهت یادگیری است.
خود شروع کننده باشید
بعد از هر خطایی، به صورت داوطلبانه در مورد خطا با حسن نیت گفت و گو کنید. توجه کنید که به چرایی توجه کنید، نه چه کسی. تلاش کنید افراد را با خود همراه کنید.
جلسات بازبینی Postmortem برگذار کنید
در اسناد تولید شده هر جلسه Postmortem دانش زیادی برای یادگیری نهفته است، با تمام تیم های سازمان خود به صورت مداوم اسناد را مرور کنید، دست آوردهایی که با رعایت تصمیمات آنها داشته اید را بررسی کنید و به آن بها بدهید.
صبر و مداومت داشته باشید
حرکت به سوی گفت و گو در مورد خطاهایمان(مخصوصا در فرهنگ کاری ما) کار راحتی نیست. شکستن این تابو به زمان و مداومت زیادی نیاز دارد. حسن نیست خود را نشان دهید و در کارتان مداومت داشته باشید.
ساختار یک Postmortem
ساختار استانداردی برای Postmortem ها تولید نشده است ولی با یک جست و جوی ساده به تعداد بسیار زیادی قالب برای Postmortem می رسید. یکی از کامل ترین نوع های آن مربوط به گوگل می باشد که شامل بخش های زیر است :
1.عنوان : عنوان کوتاه و ساده با اشاره به علت اصلی(داشتن کد پیشنهاد می شود)
2. تاریخ : تاریخ تولید سند
3. نویسندگان : افراد درگیر در تولید سند
4. وضعیت : وضعیت فعلی
5. خلاصه : خلاصه ای از کل رخداد
6. تاثیر : میزان تاثیر خطا بر روی کاربر و هزینه های ریالی
7. علت : علت اصلی بروز خطا با جزئیات کامل
8. نحوه اطلاع : روش مطلع شدن از وجود خطا
9. نحوه رفع مشکل : نحوه رفع کردن خطا
10.لیست اقدامات اجرایی : لیست اقدامات انجام شده توسط افراد با مشخص کردن توضیحات، مسئول و وضعیت.
11. درس آموخته ها : لیست یادگیری ها بعد از رفع مشکل شامل مواردی که خوب پیش رفته، مواردی که خوبی پیش نرفته و خوش شانسی هایی که داشید.
12. لیست خط زمانی : شامل اتفاقات و گفت و گو های انجام شده با ساعت و دقیقه و به ترتیب رخداد.
13. اطلاعات تکمیلی : هرگونه لینک از اسناد، مدارک، لاگ ها و ….